自2016年4月开始研究生参加国际会议的资助经费已全部下拨到学院,由学院教育教学办公室负责审核并实施资助,相关业务办理流程如下:
参加国际会议,需在会议开始前2个月提出申请,具体办理步骤如下:
一、查阅《浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例》,若符合条件,请登陆浙江大学信息服务平台填写“国际会议资助”申请:
系统中若没有拟参加的国际会议,请填写“添加国际会议申请表(在附件中下载)”,请2位具有副高职称的专家签名后,报送到教育教学办公室,同时电子版发送至 jxy @zju.edu.cn。教育教学办公室将申请会议录入系统,提交研究生院审核。审核通过后,按照②流程办理。
系统中已有的国际会议,网上申请填写完成后导出打印,请导师和两位本学科推荐专家签字,与相关附件材料一起交到学院教育教学办公室初审。
附件材料主要包含以下内容:
会议主办方出具的正式邀请函(需用带有会议主办单位logo抬头的纸及手写签名);
论文录用通知;
论文录用类别(ORAL或POSTER)证明,证明函件有官方签名或大会正式program(邮件没有效力不能作为证明材料),若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同为ORAL。
被录用论文首页,按国内外正式期刊投稿格式,作者排名必须为第一作者;
外语水平证明。
邀请函若使用英文之外语种书写,需提供导师签名的中文或英文翻译件。如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。
二、系统中查询到学院及研究生院审核通过后(审核结果请自行通过网上申请系统查询,无需电话咨询),请登陆系统填写“因公出国申请”(网上填写后导出,打印2份),详细流程见“浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程”,导师签署意见后到教育教学办公室签字,同时学院进行网上审核。原件一份交学院,一份自己留存。
三、若需办理护照,请持因公出国境申请表复印件一份到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》)并到公安局办理因私护照。
四、持护照、邀请信原件、自行到大使馆签证;如有需要,到浙大接待中心票务(联系人:马建平;电话:88981567;地址:紫金港校区大食堂3楼341。)打印机票的行程单以备签证使用。
(特别说明:为了加强管理,机票统一在浙大接待中心票务预定,申请人需自行联系,由浙大接待中心票务按会议时间制定行程,掌握好在会议开始前日到达,会议结束次日返回。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。签证预约时间确定后即与航空公司联系。自行订票将不予报销。)
五、签证通过后请马上与浙大接待中心票务联系,办理机票事宜,如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担。若签证未通过,务请及时告知浙大接待中心票务,以便及时调整订票计划,也请同时通知学院备案。
六、办理出票手续:确定机票价格和行程后,填写借款单,
带上批件和院系盖章之后的因公出国(境)申请表的复印件,到教育教学办公室办理借款,然后到计财处办理汇款。具体办理时间为每周一至周四,到计财处办理需要出示“浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表”。将借款单、护照照片页、签证页照片发给浙大接待中心票务马建平(邮箱:420201087@qq.com)后电话联系马老师(电话:88981567)取票。
七、若需换取外汇,可持身份证原件去中国银行网点办理(数额较大时需提前两天预约)。
八、返校后,请登陆系统在国际会议资助下的“回国资料上传”栏中填写“赴海外参加国际学术会议资助申请回国”,并上传总结、报告、几张以国际学术会议场景为背景的本人照(制作为一个pdf),同时打印全部提交回国材料一份,请导师签字后到学院签字盖章,学院网上审核通过后,留存纸质材料,等待研究生院网上审核。
九、回国资料研究生院审核通过后,才可办理机票报销手续。报销项目为国际旅费(最高额度为1万元),会议注册费、住宿费、其他交通费等不在资助内容中,请另行支付。请在发票或行程单登机牌背面签名,到教育教学办公室签字盖章;计财处报销(借款单、出国境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)-(此环节请在回国后两周内完成,遇寒暑假可顺延)。已经办理借款同学须及时办理报销手续,否则将影响毕业离校。
教育教学办公室
2017年7月31日