一、总则
为落实学校“卓越研究生培养计划”，推进研究生分类精细化培养，学院依据学校关于“研究生赴境外短期学术交流经费”（以下简称“短期经费”）使用的最新规定，制定本实施细则。
二、资助原则
1. 资助对象：在籍研究生赴境外参加高水平国际学术会议（以口头报告形式参会）。
2. 优先原则：优先资助未享受过对外交流资助的学生；优先资助口头报告参会者；同等条件下优先资助全日制博士研究生（博士生资助占下拨经费比例不低于70%）。
3. 次数限制：原则上每位研究生在读期间至多可获1次资助。
4. 经费期限：经费有效期通常至当年11月30日，逾期未使用的将被收回。
三、申请条件
1. 学院在籍全日制研究生（不含国际生）；
2. 参加本学科领域权威国际学术会议，并以口头报告（ORAL）形式参会；
3. 派出前完成因公出国（境）申请审批手续。
四、申请与审批流程
（一）系统申请
申请人须在派出前完成因公出国（境）申请审批手续，登录浙江大学研究生教育管理信息系统（以下简称“学校系统”，网址：https://yjsy.zju.edu.cn/），进入应用中心-因公出国（境）-“出国（境）申请”模块，发起“无项目的出国（境）申请”并填写相关信息。其中，“出访任务”选择“国际会议”，“经费来源”-“国际旅费/在外费用”根据实际情况选择“短期项目资助”，同时如实在线填写建工学院“短期项目资助”申请：【WPS表单】https://f.kdocs.cn/g/EgSD2lkS/。在短期项目资助审核确认前，系统内资助金额先填写“0”；学院审核确定后，逐一在管理系统中修改资助金额。未填写登记的视为不申请短期项目资助。
根据学校计划财务处要求，研究生填写出国（境）申请时，若存在多个经费来源，须在“经费来源”-“国内外资助单位及方式”中注明具体情况。例如：学校短期项目资助国际旅费（出访任务与该项目相关）；导师资助剩余国际旅费及在外生活费（如使用纵向科研经费，需说明出访任务与该科研项目的相关性）。
（二）附件材料
请在系统内按要求上传以下附件材料：
1. 会议正式邀请函（含会议主办方logo抬头的纸质件及手写签名）；
2. 论文录用通知；
3. 口头报告（ORAL）证明（官方签名函件或大会program）；
4. 录用论文首页（第一作者）；
5. 平安留学学习记录（行前教育）；
6. 外语水平证明等。
（三）学院资助审核
1. 学院对研究生出国（境）申请的审核与短期项目资助的审批分开受理。在学院短期项目资助金额未审批确定前，出访经费来源默认由导师资助或通过其他方式解决。
2. 学院教学办根据年度资助经费额度、申请条件及优先原则，审核申请人的资助资格，初步确定资助金额，并在管理系统中编辑“经费来源”及“资助金额”信息。
3. 短期项目资助出访经费的不足部分原则上由导师和学生本人共同承担。
4. 审批通过后，申请人下载《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请表》《回国（境）审核表》，即可办理后续报销手续，无需线下签字盖章。
五、回国与报销
1. 回国（境）申请：回国后2周内须在系统提交回国（境）申请；如实际经费发生变化，应联系学院教学办进行修改。
2. 财务报销：预约借款单、冲销单、报销单时，“经费主管”栏需学院分管领导签字并加盖学院公章，“经办人”栏需申请人本人签字。
3. 报销内容：包括一次经济舱国际往返旅费、保险费、签证费、住宿费、伙食费等因公临时出国（境）费用，学费不予资助。
六、其他说明
1. 经费未下拨时：可先选择其他经费来源提交申请，待经费下拨后联系学院修改。
2. 经费使用：须严格遵守国家财经纪律及学校计划财务处各项规定。
3. 机票购买及财务手续办理的具体操作，参照学校要求执行。
七、附则
1. 本细则自发布之日起施行，原学院相关办理流程同时废止。
2. 本细则由建工学院教育教学办公室负责解释。
3. 如学校政策调整，以学校最新通知为准。
学院短期项目资助联系人：赵老师，安中大楼A341，电话88208680
建工学院教育教学办公室
2026年6月30日