为更好地落实新时代教育对外开放的要求，推进党中央关于深入贯彻中央八项规定精神学习教育的工作部署，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》《浙江大学因公临时出国经费管理办法》（浙大发计〔2018〕18号）等文件精神和有关要求，进一步规范我校研究生因公出国（境）管理与服务工作，保障研究生人身安全与学术交流成效，结合学校实际，现就有关事项通知如下。
学院（系）对本学院（系）因公出国（境）研究生承担管理主体责任。学院（系）要认真履行职责，加强管理，严格把关并按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》执行审批程序，明确研究生因公出国（境）依规定程序和审核权限提前办理，不接受研究生在出国（境）后补提交出国（境）申请。对违规审核审批或不认真履行审核审批职责的，要严肃追究责任。
1. 研究生因培养环节需要出国（境）进行联合培养、合作研究、参加国际会议或者其他与学业相关的出国（境）事务属于因公出国（境）。因公出国（境）、参加对外交流（在境外举行的国际会议、线上课程、学术交流活动等）的研究生，须严格按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》在派出前（参加线上对外交流前）完成学校研究生因公出国（境）审批手续，不得在未经学校批准的情况下擅自出行。申请人在浙江大学研究生教育管理信息系统（以下简称“学校系统”）中提交“出国（境）申请”，经导师（或者导师组主导师）、学院（系）审核同意后，严格按照审批结果执行出访任务，严禁随意更改行程和访问内容。研究生应按期回国（境），在回国（境）后2周内提交“回国（境）申请”，并及时办理返校报到及学籍注册等手续。
申请时，请特别注意：
（1）出访时间和会议时间：会议时间须严格按照会议邀请信时间填写。出访时间请填写出入境中国大陆时间（提示：请严格按照实际出访时间填写，邀请函基础上可依照以下原则增加实际路程时间：欧洲、北美洲、大洋洲，前后总共不超过3天；亚洲，前后总共不超过2天；非洲、南美洲，前后总共不超过4天）。出访开始时间为离开中国境时间，出访截止时间为抵达中国境时间。
（2）邀请信：邀请信须使用正式抬头纸，邀请人手写签名，如邀请信为非英语的外语语种书写，必须附上导师审核签字认定的中文翻译件。出访任务应以学术交流为目的，有明确的出访目的、实质性内容、出访起止日期、停留期限、费用负担办法。不得接受外国驻华机构和海外华侨华人以个人名义发出的邀请，严禁通过中介机构联系或出具邀请函。
2. 研究生参加线上交流（在境外举行的国际会议、线上课程、学术交流活动等）须提前在学校系统中完成审批，审批通过后方可参加，审批流程参照实际出国（境）办理流程。各学院（系）要切实履行主体责任，对研究生参加线上对外交流进行严格审核把关，研究生在参加外方主办的在线国际学术会议或交流项目时应严格遵守相关保密规定，严防敏感信息外泄。参加由港、澳、台地区单位主办的在线国际学术会议或交流项目，参照以上办法执行。
3. 根据《浙江大学研究生学籍管理实施办法》（浙大发研〔2024〕34号）第十二条规定：研究生未经批准连续2周未参加学校规定的教学活动；或出国（境）未经学校批准逾期2周以上未归的，应予退学。
二、夯实管理责任，抓实抓细行前教育
学院教学办对每位因公出国（境）研究生开展行前教育，包括思想政治教育、安全教育、应急处置等，在学校系统-左侧行政审批菜单-因公出国（境）-行前教育，录入行前教育信息，完成行前教育确认。
三、强化过程管理，牢筑境外安全网络
原则上不接受因各种非客观原因造成的提前回国（境）、延期回国（境）等申请。如确有特殊情况，有必要性和合理性的，请按照《浙江大学研究生国（境）外状态变更办理流程》（延期回国/提前回国/转导师）办理。
四、完善回访机制，构建闭环管理
研究生回国后应主动联系辅导员进行回访谈话，在学校系统-左侧行政审批菜单-因公出国（境）-回访谈话，录入回访谈话信息，完成回访谈话确认。如出国（境）期间有异常情况，学生应第一时间和导师、学院（系）报告，学院（系）应及时和研究生院、党委研究生工作部、安全保卫处、国际合作与交流处等相关部门汇报。
建筑工程学院
2025年6月27日