教育教学

“研究生赴海外参加国际学术会议”申请资助办理流程

发布者:姜秀英发布时间:2017-09-12浏览次数:77

     自20164月开始研究生参加国际会议的资助经费已全部下拨到学院,由学院教育教学办公室负责审核并实施资助,相关业务办理流程如下:

参加国际会议,需在会议开始前2个月提出申请,具体办理步骤如下:

    一、查阅浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例,若符合条件,请登陆浙江大学信息服务平台填写“国际会议资助”申请:

  1. 系统中若没有拟参加的国际会议,请填写“添加国际会议申请表(在附件中下载)”,请2位具有副高职称的专家签名后,报送到教育教学办公室,同时电子版发送至 jxy @zju.edu.cn。教育教学办公室将申请会议录入系统,提交研究生院审核。审核通过后,按照②流程办理。

  2. 系统中已有的国际会议,网上申请填写完成后导出打印,请导师和两位本学科推荐专家签字,与相关附件材料一起交到学院教育教学办公室初审。

附件材料主要包含以下内容:

  1. 会议主办方出具的正式邀请函需用带有会议主办单位logo抬头的纸及手写签名);

  2. 论文录用通知;

  3. 论文录用类别(ORALPOSTER)证明,证明函件有官方签名或大会正式program(邮件没有效力不能作为证明材料),若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同为ORAL

  4. 被录用论文首页,按国内外正式期刊投稿格式,作者排名必须为第一作者;

  5. 外语水平证明。

邀请函若使用英文之外语种书写,需提供导师签名的中文或英文翻译件。如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

    二、系统中查询到学院及研究生院审核通过后审核结果请自行通过网上申请系统查询,无需电话咨询),请登陆系统填写“因公出国申请(网上填写后导出,打印2份),详细流程见“浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流,导师签署意见后到教育教学办公室签字,同时学院进行网上审核。原件一份交学院,一份自己留存。

    三、若需办理护照,请持因公出国境申请表复印件一份到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》)并到公安局办理因私护照。

    四、持护照、邀请信原件、自行到大使馆签证;如有需要,到浙大接待中心票务(联系人:马建平;电话:88981567;地址:紫金港校区大食堂3341。)打印机票的行程单以备签证使用。

(特别说明:为了加强管理,机票统一在浙大接待中心票务预定,申请人需自行联系,由浙大接待中心票务按会议时间制定行程,掌握好在会议开始前日到达,会议结束次日返回。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。签证预约时间确定后即与航空公司联系。自行订票将不予报销。)

    五、签证通过后请马上与浙大接待中心票务联系,办理机票事宜,如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担。若签证未通过,务请及时告知浙大接待中心票务,以便及时调整订票计划,也请同时通知学院备案。

六、办理出票手续:确定机票价格和行程后,填写借款单,

带上批件和院系盖章之后的因公出国(境)申请表的复印件,到教育教学办公室办理借款,然后到计财处办理汇款。具体办理时间为每周一至周四,到计财处办理需要出示“浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表”。将借款单、护照照片页、签证页照片发给浙大接待中心票务马建平(邮箱:420201087@qq.com)后电话联系马老师(电话:88981567)取票。

   七、若需换取外汇,可持身份证原件去中国银行网点办理(数额较大时需提前两天预约)。

  

   八、返校后,请登陆系统在国际会议资助下的“回国资料上传”栏中填写“赴海外参加国际学术会议资助申请回国”,并上传总结、报告、几张以国际学术会议场景为背景的本人照(制作为一个pdf),同时打印全部提交回国材料一份,请导师签字后到学院签字盖章,学院网上审核通过后,留存纸质材料,等待研究生院网上审核。

   九、回国资料研究生院审核通过后,才可办理机票报销手续。报销项目为国际旅费(最高额度为1万元),会议注册费、住宿费、其他交通费等不在资助内容中,请另行支付。请在发票或行程单登机牌背面签名,到教育教学办公室签字盖章;计财处报销(借款单、出国境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)-(此环节请在回国后两周内完成,遇寒暑假可顺延)。已经办理借款同学须及时办理报销手续,否则将影响毕业离校。

教育教学办公室

2017731

附件:1.研究生参加国际会议新增会议申请表.docx

          2.浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例

     3. 浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流


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